Die Dokumentenübersicht verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion, mit der Dokumente gezielt anhand von Inhalten und Metadaten gefunden werden können.
Die Suchmaske wird über das Suchsymbol auf der rechten Seite der Dokumentenübersicht geöffnet und als seitliches Panel eingeblendet.
Aufbau der Suchmaske
Die Suche kombiniert eine Volltextsuche mit einer strukturierten Feldsuche.
Volltextsuche
Im oberen Bereich steht die Freitextsuche zur Verfügung:
- Eingabe beliebiger Suchbegriffe
- Durchsucht den gesamten Dokumentinhalt (inkl. OCR-Texte)
- Berücksichtigt zusätzlich relevante Textpassagen
Die Suchanfrage wird über die API an den Elasticsearch-Server übermittelt. Die Ergebnisse werden anschließend nach Relevanz (Score & Ranking) sortiert in der Dokumentenübersicht dargestellt.
Strukturierte Suche (Filter)
Zusätzlich zur Volltextsuche können gezielt Indexfelder durchsucht werden.
Je nach Dokumenttyp stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung, z. B.:
- Archivierungsdatum (Datumsbereiche)
- Dateiname
- Vermieter
- Mieter
- Beginn / Ende (Datumsbereiche)
- Miete / Kaution / Betrag
- Abrechnungsjahr
- Typ (Auswahlfeld)
Diese Felder entsprechen den definierten Indexfeldern des Dokumenttyps und ermöglichen eine präzise Eingrenzung der Suchergebnisse.
Kombination von Suchkriterien
Die Suche unterstützt die Kombination mehrerer Kriterien:
- Volltext + Indexfelder
- Mehrere Filter gleichzeitig
- Datumsbereiche (von/bis)
Dadurch können auch in großen Datenbeständen sehr gezielte Suchanfragen durchgeführt werden.
Darstellung der Suchergebnisse
Die Ergebnisse werden direkt in der Dokumentenübersicht angezeigt.
Dabei gilt:
- Treffer werden nach Relevanz sortiert
- Passende Dokumente werden priorisiert angezeigt
- Die bestehende Ansicht (Liste oder Thumbnail) bleibt erhalten
Vorteile der Suche
- Schnelles Auffinden von Dokumenten über Inhalte und Metadaten
- Kombination aus Elasticsearch-Volltextsuche und strukturierter Filterung
- Hohe Trefferqualität durch Score und Ranking
- Flexibel anpassbar durch individuelle Indexfelder