Über die Löschfrist kann festgelegt werden, ob Dokumente dieses Typs nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden sollen.
Ist die Funktion aktiviert, kann eine Frist in Monaten definiert werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Dokumente gemäß den definierten Regeln behandelt.
Nach Erreichen der Löschfrist werden die Dokumente zunächst in den Papierkorb verschoben und nicht sofort endgültig gelöscht. Dadurch bleibt eine zusätzliche Sicherheitsebene erhalten, um Dokumente bei Bedarf wiederherstellen zu können.
Die endgültige Löschung kann ausschließlich durch einen Mandantenadministrator erfolgen. Erst durch diesen Schritt werden Dokumente dauerhaft und unwiderruflich aus dem System entfernt.
Alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Löschfrist, einschließlich der Verschiebung in den Papierkorb und der endgültigen Löschung, werden vollständig protokolliert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen entsprechende Aktionen durchgeführt wurden.
Diese Funktion unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzanforderungen.
