Mit der Funktion „Dokumententrennung“ können mehrseitige Dokumente gezielt in mehrere einzelne Dokumente aufgeteilt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn beispielsweise gescannte Sammeldokumente nachträglich strukturiert und einzelnen Vorgängen zugeordnet werden sollen.
Die Funktion wird über das Kontextmenü eines Dokuments aufgerufen. Nach Auswahl von „Dokumententrennung“ öffnet sich ein Dialog, in dem die gewünschte Aufteilung definiert werden kann. Im oberen Bereich wird das Dokument in einer Vorschau angezeigt, sodass die einzelnen Seiten zur besseren Orientierung durchgeblättert und gezoomt werden können.
Für die Trennung stehen zwei grundlegende Varianten zur Verfügung. Zum einen können einzelne Seitenzahlen angegeben werden. In diesem Fall wird jede eingegebene Seite als eigenständiges Dokument erzeugt. Gibt man beispielsweise mehrere Seitenzahlen ein, entstehen entsprechend viele neue Dokumente mit jeweils genau einer Seite.
Alternativ kann ein zusammenhängender Seitenbereich definiert werden. Hierbei werden eine Start- und eine Endseite angegeben, und der komplette Bereich wird als ein neues Dokument erstellt. Diese Variante eignet sich besonders, wenn mehrere zusammengehörige Seiten gemeinsam übernommen werden sollen.
Wird keine konkrete Eingabe vorgenommen, erfolgt die Aufteilung automatisch. In diesem Fall wird jede Seite des ursprünglichen Dokuments als separates Dokument angelegt. Dies ist besonders praktisch bei vollständig unstrukturierten Dokumenten, die in einzelne Seiten zerlegt werden sollen.
Bei der Erstellung der neuen Dokumente werden die Indexwerte des ursprünglichen Dokuments (Elterndokument) automatisch auf alle neu erzeugten Dokumente übernommen. Diese können im Anschluss bei Bedarf individuell angepasst werden.
Wichtig ist, dass die Dokumententrennung keine Veränderung am Original vornimmt. Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert im System bestehen und wird weder überschrieben noch bearbeitet. Stattdessen werden ausschließlich neue, eigenständige Dokumente erzeugt.
Die Funktion bietet damit eine flexible Möglichkeit, Dokumente nachträglich zu strukturieren, ohne dabei die Integrität des Originals zu gefährden.
