Indexfelder können flexibel aktiviert oder deaktiviert werden. Ein aktives Feld steht für die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung und wird entsprechend in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Wird ein Indexfeld deaktiviert, verschwindet es aus der Eingabemaske für neue oder zu bearbeitende Dokumente. Bereits vorhandene Werte bleiben jedoch vollständig erhalten und weiterhin im System gespeichert.
Die Aktivierung oder Deaktivierung kann sowohl für einzelne Felder als auch gesammelt über die Mehrfachauswahl erfolgen. Dadurch lassen sich Änderungen effizient auf mehrere Felder gleichzeitig anwenden.
Für Administratoren sind grundsätzlich alle Indexfelder sichtbar. Dabei Spielt es keine Rolle, ob Aktiv oder Inaktiv.