Die Funktion „Bearbeiten“ ermöglicht es, die Indexdaten eines Dokuments nachträglich anzupassen. Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.
Der Aufruf erfolgt über das Kontextmenü eines Dokuments oder über die Mehrfachauswahl innerhalb der Dokumentenübersicht.
Bearbeiten eines einzelnen Dokuments
Wird die Bearbeitung für ein einzelnes Dokument gestartet, öffnet sich die Indexierungsmaske sowie Vorschau des jeweiligen Dokumenttyps.
In dieser Ansicht können sämtliche zugehörigen Indexfelder eingesehen und angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Stammdaten wie Namen oder Bezeichnungen
- Datumsfelder
- Beträge oder andere strukturierte Informationen
Nach der Bearbeitung werden die Änderungen gespeichert und stehen sofort im System zur Verfügung. Die Anpassungen werden dabei vollständig in der Historie protokolliert.
Bearbeiten mehrerer Dokumente (Bulk-Bearbeitung)
Bei der Auswahl mehrerer Dokumente besteht die Möglichkeit, diese gemeinsam zu bearbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn identische oder ähnliche Änderungen auf eine größere Anzahl von Dokumenten angewendet werden sollen.
Im Rahmen der Bulk-Bearbeitung können ausgewählte Indexfelder für alle markierten Dokumente gleichzeitig gesetzt oder geändert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedes Dokument einzeln zu öffnen und zu bearbeiten. Im oberen Bereich erscheint eine Pagination welche die geöffneten Dokumente durchnummeriert anzeigt. Nach dem ein Dokument gespeichert oder abgebrochen wurde, springt das System zum nächsten unbearbeiteten Dokument. Sobald alle geöffneten Dokumente entweder gespeichert oder abgebrochen wurde, schließt sich die Bearbeitungsmaske.
Die Funktion unterstützt somit eine effiziente Pflege großer Datenmengen und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
