Die Funktion „Versenden“ ermöglicht es, ein oder mehrere Dokumente direkt aus Doculoud per E-Mail zu versenden.
Der Versand erfolgt über den im System hinterlegten SMTP-Server.
Aufruf der Funktion
Der Versand kann über das Kontextmenü eines Dokuments gestartet werden:
- Klick auf die drei Punkte (⋯) neben dem Dokument
- Auswahl der Funktion „Versenden“
Alternativ können mehrere Dokumente markiert und gemeinsam versendet werden.
Versand mehrerer Dokumente
Doculoud unterstützt den Versand von:
- einzelnen Dokumenten
- mehreren Dokumenten gleichzeitig
Bei Auswahl mehrerer Dokumente werden diese gesammelt verarbeitet und gemeinsam versendet.
Eingabe der Empfänger
Im Versanddialog können beliebig viele Empfänger angegeben werden:
- Eingabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen
- Mehrere Empfänger werden als Liste dargestellt
Zusätzlich können folgende Angaben gemacht werden:
- Betreff der E-Mail
- Optionale Nachricht (Freitext)
Passwortgeschützter Versand
Optional kann ein Passwort für den Versand vergeben werden.
In diesem Fall:
- werden die Dokumente in ein ZIP-Archiv gepackt
- das Archiv wird passwortgeschützt erstellt
- das ZIP-Archiv wird als E-Mail-Anhang versendet
Die Passwortstärke wird direkt im Formular angezeigt und basiert auf den im Mandanten definierten Passwortrichtlinien.
Technische Rahmenbedingungen
- Der Versand erfolgt über den konfigurierten SMTP-Server
- Die maximal mögliche Größe des Anhangs richtet sich nach den Einstellungen des verwendeten Mailservers
- Bei größeren Datenmengen kann es daher zu Einschränkungen beim Versand kommen
Vorteile der Versandfunktion
- Direkter Versand ohne Download der Dokumente
- Unterstützung mehrerer Empfänger
- Sicherer Versand durch optionalen Passwortschutz
- Effizienter Versand mehrerer Dokumente in einem Schritt