Über den Status kann ein Indexfeld innerhalb der Rechte- und Sichtbarkeitseinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden.
Ist ein Indexfeld deaktiviert, steht es dem Benutzer in diesem Zusammenhang nicht zur Verfügung.
Der Status kann genutzt werden, um einzelne Felder grundsätzlich für einen Benutzer ein- oder auszublenden, bevor weitere Rechte wie Lesen, Erstellen oder Aktualisieren berücksichtigt werden.
Lesen
Mit dem Recht Lesen darf ein Benutzer den Wert eines Indexfeldes sehen.
Wenn dieses Recht nicht aktiviert ist, ist das entsprechende Indexfeld für den Benutzer nicht sichtbar bzw. nicht einsehbar.
Dieses Recht eignet sich besonders zur Einschränkung sensibler Informationen. So können bestimmte Benutzergruppen mit einem Dokument arbeiten, ohne alle hinterlegten Indexdaten sehen zu können.
Erstellen
Mit dem Recht Erstellen darf ein Benutzer beim Anlegen eines Dokuments einen Wert für das jeweilige Indexfeld erfassen.
Dieses Recht ist relevant, wenn Benutzer neue Dokumente hochladen oder Dokumentdaten erstmalig erfassen sollen.
Wenn ein Benutzer ein Indexfeld nur lesen, aber nicht erstellen darf, kann er den Wert zwar sehen, aber beim Anlegen eines neuen Dokuments nicht selbst befüllen.
Aktualisieren
Mit dem Recht Aktualisieren darf ein Benutzer den Wert eines bestehenden Indexfeldes nachträglich ändern.
Dieses Recht sollte gezielt vergeben werden, da Änderungen an Indexwerten Einfluss auf Suche, Zuordnung und Auswertungen haben können.
Besonders bei fachlich wichtigen Indexwerten sollte geprüft werden, welche Benutzer diese Werte nach der Erstellung noch ändern dürfen.