Doculoud unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten anhand definierter Dokumenttypen. Bereits beim Upload oder während der Verarbeitung werden Dokumente einer Kategorie zugeordnet, wie beispielsweise Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.
Die Klassifizierung erfolgt aktuell manuell durch den Benutzer im Rahmen der Erfassung oder Bearbeitung eines Dokuments. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente gezielt und korrekt in die vorgesehene Struktur eingeordnet werden.
Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass Dokumenttypen vollständig individuell definiert werden können. Es gibt keine fest vorgegebenen Kategorien – stattdessen können Benutzer eigene Dokumenttypen erstellen und diese mit den jeweils benötigten Indexfeldern ausstatten. Dadurch lässt sich die Struktur exakt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens oder Anwendungsfalls anpassen.
Die zugehörigen Indexfelder sind ebenfalls flexibel konfigurierbar und können unterschiedliche Datentypen abbilden, wie beispielsweise:
- Freitextfelder
- Zahlenfelder
- Datumsfelder
- Auswahlfelder (z. B. Dropdown, Checkbox oder Mehrfachauswahl)
Zusätzlich unterstützt Doculoud die strukturierte Datenerfassung über OCR-basierte Zonen und Templates. Dabei können definierte Bereiche innerhalb eines Dokuments ausgelesen und automatisch bestimmten Indexfeldern zugeordnet werden. Dies erleichtert die Erfassung wiederkehrender Informationen und reduziert den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe.
Diese Kombination aus flexibler Dokumentstruktur und teilautomatisierter Datenerfassung ermöglicht eine effiziente und praxisnahe Organisation von Dokumenten, ohne dabei an feste Vorgaben gebunden zu sein.