Die Funktion „Löschen“ ermöglicht es, Dokumente aus der aktiven Dokumentenübersicht zu entfernen. Der Zugriff auf diese Funktion ist abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten. Nicht jeder Benutzer ist berechtigt, Dokumente zu löschen.
Wird ein Dokument gelöscht, erfolgt zunächst keine endgültige Entfernung aus dem System. Stattdessen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben. Dort bleibt es weiterhin erhalten und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Dokumente nicht unbeabsichtigt dauerhaft verloren gehen und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene im täglichen Umgang mit sensiblen Daten.
Die endgültige Löschung von Dokumenten ist ausschließlich dem Mandantenadministrator vorbehalten. Erst durch diesen Schritt wird ein Dokument vollständig und unwiderruflich aus dem System entfernt.
Alle Löschvorgänge werden dabei vollständig protokolliert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Benutzer ein Dokument gelöscht hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist. Dadurch wird eine lückenlose Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Die Funktion unterstützt somit sowohl den Schutz vor versehentlichem Datenverlust als auch eine klare Rollenverteilung und Auditierbarkeit bei kritischen Aktionen wie dem dauerhaften Löschen von Dokumenten.