Im Bereich Dokument werden Rechte für die Arbeit mit Dokumenten gesteuert.
Diese Rechte legen fest, welche Aktionen ein Benutzer mit Dokumenten ausführen darf. Dazu gehören beispielsweise das Anzeigen, Suchen, Erstellen, Archivieren, Bearbeiten, Teilen, Exportieren oder Löschen von Dokumenten.
Die dokumentbezogenen Rechte sollten besonders sorgfältig vergeben werden, da sie direkten Einfluss auf den Umgang mit archivierten oder noch nicht archivierten Dokumenten haben.
Gelöschte Dokumente anzeigen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer gelöschte Dokumente anzeigen, sofern diese im System weiterhin verfügbar sind.
Dieses Recht sollte nur Benutzern zugewiesen werden, die Zugriff auf gelöschte Dokumentbestände oder den Papierkorb benötigen.
Dokument archivieren
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente archivieren.
Archivierte Dokumente werden in den regulären Dokumentbestand übernommen und können anschließend entsprechend der vergebenen Berechtigungen gesucht, angezeigt und verwaltet werden.
Dokument erstellen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer neue Dokumente in Doculoud erstellen bzw. anlegen.
Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Uploads oder einer manuellen Dokumenterfassung erfolgen.
Dokument löschen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente löschen.
Da das Löschen von Dokumenten eine sicherheits- und revisionsrelevante Aktion sein kann, sollte dieses Recht nur gezielt vergeben werden.
Dokument Entwurf
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente als Entwurf speichern.
Entwürfe sind noch nicht final archiviert und können vor der endgültigen Archivierung weiterbearbeitet oder ergänzt werden.
Dokumente exportieren
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente aus Doculoud exportieren.
Da exportierte Dokumente außerhalb der Plattform weitergegeben oder gespeichert werden können, sollte dieses Recht bewusst vergeben werden.
Dokumente zusammenführen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenführen.
Diese Funktion ist hilfreich, wenn zusammengehörige Dokumentteile getrennt vorliegen und nachträglich in einem Dokument zusammengeführt werden sollen.
Indexwerte bearbeiten
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Indexwerte eines Dokuments bearbeiten.
Indexwerte sind strukturierte Informationen zu einem Dokument, zum Beispiel Name, Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder Dokumentart. Änderungen an Indexwerten können Einfluss auf Suche, Zuordnung und Auswertungen haben.
Indexwerte identisch bearbeiten
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Indexwerte für mehrere Dokumente gemeinsam bearbeiten.
Diese Funktion ist besonders bei größeren Dokumentmengen hilfreich, wenn mehrere Dokumente denselben Indexwert erhalten sollen. Da Änderungen mehrere Dokumente gleichzeitig betreffen können, sollte dieses Recht nur Benutzern mit entsprechender Verantwortung zugewiesen werden.
Dokumente suchen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer die Suchfunktion verwenden.
Die Suche kann Dokumente anhand von Volltextinhalten, Indexwerten und weiteren Suchparametern auffindbar machen. Die angezeigten Ergebnisse richten sich nach den jeweiligen Berechtigungen des Benutzers.
Seiten trennen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Seiten eines Dokuments trennen bzw. ein Dokument aufteilen.
Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind und nachträglich in einzelne Dokumente getrennt werden sollen.
Dokument teilen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente teilen bzw. für andere berechtigte Personen bereitstellen.
Die genaue Nutzung dieser Funktion hängt von der jeweiligen Systemkonfiguration ab.
Dokumenthistorie anzeigen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer die Historie eines Dokuments einsehen.
Die Dokumenthistorie zeigt nachvollziehbare Informationen zu Aktionen und Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden.
Dokument anzeigen
Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente öffnen und betrachten.
Dieses Recht ist häufig die Grundlage für weitere dokumentbezogene Funktionen.