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  • 1. Einführung
    • 1.1 Was ist Doculoud
      • 1.1.1 Überblick über die Software
      • 1.1.2 Ziel der Anwendung
      • 1.1.3 Technik
    • 1.2 Hauptfunktionen
      • 1.2.1 Dokumentenarchivierung
      • 1.2.2 Dokumentklassifizierung
      • 1.2.3 Dokumentenverarbeitung
      • 1.2.4 Indexierung und Suche
      • 1.2.5 Benutzer- und Rollenverwaltung
    • 1.3 Eingangskanäle
      • 1.3.1 Webupload (Single / Bulk)
      • 1.3.2 Mobile App iOS/Android
      • 1.3.3 E-Maileingang
      • 1.3.4 Multiuploader (Mac OS / Windows)
      • 1.3.5 REST Schnittstelle (API)
    • 1.4 Sicherheit und Datenschutz
      • 1.4.1 Zugriffssicherheit
      • 1.4.2 Datensicherheit
      • 1.4.3 Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit
    • 1.5 Vorteile und Mehrwert
      • 1.5.1 Effizienzsteigerung
      • 1.5.2 Rechtssicherheit und Compliance
      • 1.5.3 Hohe Datensicherheit
      • 1.5.4 Flexibilität und Anpassbarkeit
      • 1.5.5 Automatisierung und Integration
      • 1.5.6 Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
  • 3. Dashboard
    • 3.1 Übersicht Statistik
    • 3.2 Ressourcen erweitern
  • 4. Dokumentverwaltung
    • 4.1 Dokumenten Übersicht
      • 4.1.1 Auswahl Anzahl Dokumente
      • 4.1.2 Name und ID Dokumenttyp
      • 4.1.3 Suche
    • 4.2 Dokumenten Funktionen
      • 4.2.1 Vorschau
      • 4.2.2 Versenden
      • 4.2.3 Trennen
      • 4.2.4 Zusammenführen
      • 4.2.5 Historie
      • 4.2.6 Bearbeiten (Single / Bulk)
      • 4.2.7 Identisch Bearbeiten
      • 4.2.8 Exportieren/Herunterladen
      • 4.2.9 Löschen
    • 4.3 Dokument hochladen
      • 4.3.1 Einzelupload
      • 4.3.2 Identische oder separate Indexfelder
      • 4.3.3 Bulkupload
    • 4.4 Dokument Status
      • 4.4.1 Papierkorb
      • 4.4.2 Entwürfe
  • 2. Anmeldung und Zugriff
    • 2.2 Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
    • 2.3 Passwort vergessen / zurücksetzen
    • 2.4 Abmeldung
    • 2.1 Login
  • 5. Dokumenttypen
    • 5.1 Dokumenttyp erstellen
      • 5.1.1 Name
      • 5.1.2 Dokumenttyp für E-Mail
      • 5.1.3 E-Mail-Postfach überwachen
      • 5.1.4 Dokumenttyp für E-Rechnung
      • 5.1.5 Dokumententrennung mit Bar-QR-Code
      • 5.1.6 Löschfrist
      • 5.1.7 Zonale OCR
      • 5.1.9 Dokumenttyp aus Template erstellen
      • 5.1.8 OCR-Templates
    • 5.2 Dokumenttyp verwalten
      • 5.2.1 Dokumenttyp bearbeiten
      • 5.2.2 Übersicht Indexfelder
      • 5.2.3 Dokumenttyp löschen
  • 6. Indexfelder
    • 6.1 Indexfeld erstellen
      • 6.1.1 Auswahl Dokumenttyp
      • 6.1.2 Name und Beschreibung
      • 6.1.3 Eingabetyp
      • 6.1.4 Pflichtfeld
    • 6.2 Indexfeld verwalten
      • 6.2.1 Übersicht Indexfelder
      • 6.2.2 Indexfeld aktivieren / deaktivieren
      • 6.2.3 Indexfeld bearbeiten
      • 6.2.4 Indexfeld löschen
  • 7. Benutzerverwaltung
    • 7.6 Hinweise zur Benutzerverwaltung
    • 7.1 Benutzer anlegen
      • 7.1.1 Benutzerverwaltung öffnen
      • 7.1.2 Neuen Benutzer erstellen
      • 7.1.3 Zugangsdaten und Anmeldung
      • 7.1.4 Benutzer speichern
    • 7.2 Benutzer bearbeiten
    • 7.3 Benutzer freischalten
    • 7.4 Benutzer deaktivieren
    • 7.5 Benutzer löschen
  • 8. Benutzerrechte und Rollenkonzept
    • 8.2 Rechte und Sichtbarkeit eines Benutzers
      • 8.2.1 Dokumentbezogene Rechte
      • 8.2.2 Systembezogene Rechte
    • 8.3 Benutzerrechte für Indexfelder
      • 8.3.1 Dokumenttyp auswählen
      • 8.3.2 Status eines Indexfeldes
    • 8.4 Sichtbarkeitsregeln für Benutzerdaten
      • 8.4.1 Wertetypen
    • 8.5 Hinweis zum Template Builder
    • 8.1 Benutzerrechte
      • 8.1.1 Berechtigungen innerhalb einer Benutzerrolle
      • 8.1.2 Benutzerrolle erstellen
      • 8.1.3 Benutzerrolle bearbeiten
      • 8.1.4 Benutzerrolle löschen
      • 8.1.5 Modulrechte zuweisen
  • 9. Einstellungen
    • 9.1 App-Einstellungen
    • 9.2 Design-Einstellungen
    • 9.3 Allgemeine Einstellungen
    • 9.4 Sicherheits-Einstellungen
    • 9.5 Passwort-Einstellungen

1.2.4 Indexierung und Suche

sbresch

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Die Kombination aus strukturierter Suche und Volltextsuche erlaubt es, Dokumente schnell und präzise zu finden. Auch bei großen Datenmengen bleibt die Performance erhalten, sodass relevante Informationen jederzeit effizient abrufbar sind.

Zusätzlich liefert die Suchtechnologie eine Bewertung der Trefferrelevanz (Score). Dieser Score gibt an, wie gut ein Dokument zur jeweiligen Suchanfrage passt. Auf Basis dieses Wertes erfolgt ein automatisches Ranking der Suchergebnisse, sodass besonders relevante Treffer priorisiert angezeigt werden.

Ergänzend werden Textausschnitte (Kontextpassagen) rund um den Suchbegriff direkt in den Suchergebnissen dargestellt. Dadurch erhalten Benutzer sofort einen inhaltlichen Einblick in das Dokument, ohne dieses vollständig öffnen zu müssen. Dies erleichtert die schnelle, intuitive Bewertung der Treffer und steigert die Effizienz bei der Dokumentensuche.

Dadurch wird die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich verbessert, insbesondere bei großen und komplexen Datenbeständen.

Beispiel Suchbegriff: “Ökonom Claudio Galimberti”

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1.2.5 Benutzer- und Rollenverwaltung

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