Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob der Dokumenttyp speziell für die Verarbeitung von E-Mails verwendet werden soll.
Ist diese Funktion aktiviert, können E-Mails direkt diesem Dokumenttyp zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden. Diese Einstellung ist insbesondere relevant für automatisierte Eingangsprozesse.
Bei Aktivierung wird der Dokumenttyp automatisch mit vordefinierten Indexfeldern angelegt. Dazu gehören unter anderem Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff sowie Anhänge. Diese Felder bilden die Grundlage für die strukturierte Verarbeitung von E-Mails und können bei Bedarf um weitere, individuelle Indexfelder ergänzt werden.
Zusätzlich werden vorhandene E-Mail-Anhänge ebenfalls verarbeitet und in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, nicht nur nach Inhalten der E-Mail selbst, sondern auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer aus Anhängen führen den Benutzer direkt zur zugehörigen E-Mail, wodurch relevante Informationen schnell gefunden werden können.
Der E-Mail-Dokumenttyp ist zudem eine Voraussetzung für die Nutzung der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“. Nur wenn ein entsprechender Dokumenttyp definiert ist, können eingehende E-Mails automatisiert verarbeitet und im System abgelegt werden.
Vorschauvideo für manuellen E-Mail Upload