Mit der Funktion „Identisch bearbeiten“ können mehrere Dokumente gleichzeitig mit denselben Indexwerten versehen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn für eine größere Anzahl von Dokumenten identische Informationen gesetzt oder vereinheitlicht werden sollen.
Die Funktion wird über die Mehrfachauswahl in der Dokumentenübersicht gestartet. Nach Auswahl mehrerer Dokumente öffnet sich eine spezielle Bearbeitungsmaske für die Bulk-Verarbeitung.
In dieser Ansicht werden die verfügbaren Indexfelder angezeigt. Für jedes Feld kann individuell festgelegt werden, ob es in die Aktualisierung einbezogen werden soll. Dies erfolgt über eine Checkbox neben dem jeweiligen Feld.
Nur Indexfelder, bei denen das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist, werden beim Speichern tatsächlich auf alle ausgewählten Dokumente angewendet. Für diese Felder kann anschließend ein neuer Wert eingetragen werden, der dann identisch für alle ausgewählten Dokumente übernommen wird.
Indexfelder, bei denen kein Häkchen gesetzt wurde, bleiben unverändert. Bereits vorhandene Werte in diesen Feldern werden nicht überschrieben und bleiben bestehen.
Nach dem Speichern werden die ausgewählten Dokumente entsprechend aktualisiert. Die Änderungen betreffen ausschließlich die Indexwerte, während die eigentlichen Dokumente unverändert bleiben. Wie bei allen Bearbeitungsprozessen werden auch diese Änderungen vollständig in der Historie protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Die Funktion bietet damit eine effiziente Möglichkeit, große Dokumentenmengen konsistent zu pflegen und wiederkehrende Anpassungen mit minimalem Aufwand umzusetzen.
