Doculoud bietet verschiedene Möglichkeiten, Dokumente sowie zugehörige Indexdaten zu exportieren oder herunterzuladen. Die entsprechenden Funktionen können über das Kontextmenü der Dokumentenübersicht aufgerufen werden und stehen sowohl für einzelne als auch für mehrere ausgewählte Dokumente zur Verfügung.
Grundsätzlich werden drei unterschiedliche Varianten unterstützt.
Die erste Möglichkeit ist das Herunterladen von Dokumenten. Dabei können ein oder mehrere Dokumente ausgewählt und heruntergeladen werden. Wird nur ein einzelnes Dokument gewählt, erfolgt der Download direkt. Bei mehreren Dokumenten erstellt das System automatisch ein temporäres ZIP-Archiv, das die ausgewählten Dateien enthält.
Für größere Datenmengen greift eine zusätzliche Logik: Die maximale Gesamtgröße sowie die Größe einzelner Archive können mandantenspezifisch definiert werden. Wird diese Grenze überschritten, werden die Dateien automatisch in mehrere ZIP-Archive aufgeteilt. So kann beispielsweise bei einer maximalen Gesamtgröße von 100 MB und einer Split-Größe von 20 MB der Download in mehrere Teile („Parts“) unterteilt werden.
Diese erzeugten Archive werden im oberen Bereich der Oberfläche als Downloadliste angezeigt. Die einzelnen Teile können dort über das jeweilige Download-Symbol heruntergeladen werden.
Die zweite Möglichkeit ist der Export von Indexdaten. In diesem Fall werden ausschließlich die Metadaten der ausgewählten Dokumente exportiert. Der Export erfolgt als CSV-Datei, die sich für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in anderen Systemen eignet.
Die dritte Variante kombiniert beide Ansätze. Beim Export von Indexdaten und Dokumenten werden sowohl die Dokumente selbst als auch die zugehörigen Indexdaten exportiert. Auch hier wird eine CSV-Datei mit den Metadaten erzeugt, während die Dokumente in einem oder mehreren ZIP-Archiven bereitgestellt werden.
Die erzeugten ZIP-Dateien werden temporär im System gespeichert. Sie können nach dem Download über die Funktion „Löschen“ manuell entfernt werden. Unabhängig davon erfolgt zusätzlich eine automatische Bereinigung, bei der temporäre Dateien in regelmäßigen Abständen (z. B. nachts) gelöscht werden.
Diese Exportfunktionen ermöglichen eine flexible Weitergabe und Sicherung von Dokumenten und Metadaten, sowohl für einzelne Vorgänge als auch für größere Datenmengen.
