Mit der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“ kann ein E-Mail-Postfach automatisiert durch das System überwacht werden, um eingehende Nachrichten direkt als Dokumente in Doculoud zu verarbeiten.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist ein zuvor definierter Dokumenttyp für E-Mail. Nur wenn ein solcher Dokumenttyp existiert, können eingehende E-Mails korrekt zugeordnet und verarbeitet werden.
Ist die Überwachung aktiviert, greift das System in regelmäßigen Abständen auf das konfigurierte Postfach zu und prüft, ob neue E-Mails eingegangen sind. Diese werden anschließend automatisch verarbeitet.
Dabei erfolgt die Verarbeitung wie folgt:
- Die E-Mail selbst wird als Dokument erfasst
- Anhänge werden extrahiert und ebenfalls als Dokumente gespeichert
- Vordefinierte Indexfelder wie Absender, Empfänger und Betreff werden automatisch befüllt
Zusätzlich werden die Inhalte der E-Mail sowie alle enthaltenen Anhänge in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer führen direkt zur entsprechenden E-Mail, sodass relevante Informationen schnell gefunden werden können.
Die Verarbeitung erfolgt vollständig im Hintergrund, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.
Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Eingangsprozess, bei dem Dokumente direkt aus dem E-Mail-Verkehr in das System übernommen werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass eingehende Informationen zentral und strukturiert abgelegt werden.
Die Funktion eignet sich insbesondere für:
- zentrale Posteingänge (z. B. Rechnungen, Bewerbungen, Anfragen)
- automatisierte Dokumentenflüsse
- Integration externer Systeme über E-Mail
Vorschauvideo für automatischen E-Maileingang