Diese Option definiert, ob der Dokumenttyp für die Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet wird.
Ist die Funktion aktiviert, können spezielle Verarbeitungslogiken für elektronische Rechnungen genutzt werden. Diese Einstellung ist fest mit dem Dokumenttyp verbunden und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
Bei Aktivierung werden die in der E-Rechnung enthaltenen strukturierten Daten (z. B. aus einer XML-Datei) automatisch verarbeitet. Dabei werden alle vordefinierten Felder der E-Rechnung als Indexfelder im System angelegt.
Diese Indexfelder werden anschließend automatisch mit den entsprechenden Werten aus der E-Rechnung befüllt, sodass keine manuelle Datenerfassung erforderlich ist.
Unterstützt werden dabei gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x. Dadurch ist eine standardkonforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen sichergestellt.
Zusätzlich erfolgt beim Upload eine formale Validierung der E-Rechnung. Dabei wird geprüft, ob die Datei den technischen Anforderungen und dem jeweiligen Standard entspricht:
- Ist die E-Rechnung formal valide, kann sie erfolgreich hochgeladen und verarbeitet werden
- Ist die E-Rechnung nicht valide, wird der Upload entsprechend verhindert und ein Hinweis angezeigt
Dies stellt sicher, dass ausschließlich technisch korrekte und verarbeitbare E-Rechnungen im System abgelegt werden.
Neben klassischen Formaten können auch reine XML-Rechnungen hochgeladen werden. Da diese nicht direkt visuell darstellbar sind, übernimmt Doculoud automatisch die Generierung einer lesbaren Vorschau. Dadurch kann die Rechnung unabhängig vom Format direkt im System eingesehen werden.
Dies ermöglicht eine konsistente und strukturierte Verarbeitung von E-Rechnungen, stellt die Datenqualität sicher und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand erheblich.
Beispiel einer validen E-Rechnung:
Beispiel einer nicht validen E-Rechnung:
Beispiel der automatischen Auslesung der Rechnungsdaten: