Benutzerkonten können in der Benutzerübersicht deaktiviert werden. Dies ist sinnvoll, wenn ein Benutzer vorübergehend oder dauerhaft keinen Zugriff mehr auf Doculoud erhalten soll, das Benutzerkonto aber weiterhin im System bestehen bleiben soll.
Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und hat keinen Zugriff auf Dokumente, Funktionen oder Verwaltungsbereiche.
Die Deaktivierung eignet sich beispielsweise bei:
- längerer Abwesenheit
- Rollen- oder Abteilungswechsel
- vorübergehendem Entzug von Zugriffsrechten
- Austritt eines Mitarbeitenden
- Klärung sicherheitsrelevanter Vorgänge
Die Deaktivierung ist besonders dann sinnvoll, wenn nachvollziehbar bleiben soll, dass der Benutzer zu einem früheren Zeitpunkt im System vorhanden war. Bestehende Protokolleinträge und dokumentierte Aktionen bleiben weiterhin nachvollziehbar.
Im Unterschied zum Löschen bleibt das Benutzerkonto bei einer Deaktivierung weiterhin erhalten. Dadurch kann der Zugriff gesperrt werden, ohne historische Zuordnungen oder Benutzerinformationen aus der aktiven Nachvollziehbarkeit zu entfernen.
Alle Änderungen am Benutzerstatus werden im Audit protokolliert.
