In den allgemeinen Einstellungen werden grundlegende Funktionen und Standardwerte für den Mandanten konfiguriert.
Diese Einstellungen beeinflussen unter anderem den Zugriff über Apps, die Dokumentverarbeitung, OCR-Funktionen, Löschfristen, Spracheinstellungen und technische Begrenzungen.
API-Mobil
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob der Zugriff über die mobile API bzw. mobile App für den Mandanten verfügbar ist.
Ist diese Funktion aktiviert, können berechtigte Benutzer die mobile App verwenden, sofern ihnen das entsprechende Recht zugewiesen wurde.
API-Desktop
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob der Zugriff über die Desktop API bzw. Desktop App für den Mandanten verfügbar ist.
Ist diese Funktion aktiviert, können berechtigte Benutzer die Desktop App verwenden, sofern ihnen das entsprechende Recht zugewiesen wurde.
Dokumenttyp Vorlagen
Hier kann ein Dokumenttyp für Vorlagen festgelegt werden.
Dieser Dokumenttyp kann verwendet werden, um Vorlagen innerhalb des Systems strukturiert abzulegen oder bestimmten Verarbeitungsprozessen zuzuordnen.
Dokumenttyp E-Rechnung
Hier kann festgelegt werden, welcher Dokumenttyp für E-Rechnungen verwendet wird.
Dadurch können elektronische Rechnungen einem eigenen Dokumenttyp zugeordnet und entsprechend indexiert oder verarbeitet werden.
Dokumenttyp für E-Mail
Hier kann festgelegt werden, welcher Dokumenttyp für importierte E-Mails verwendet wird.
Eingehende E-Mails können dadurch automatisch einem passenden Dokumenttyp zugeordnet werden.
E-Mail Importer
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob der E-Mail-Importer für den Mandanten aktiv ist.
Der E-Mail-Importer ermöglicht die Übernahme eingehender E-Mails in Doculoud. Dabei können E-Mails und Anhänge verarbeitet und archiviert werden.
Zonale OCR
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob die zonale OCR für den Mandanten verwendet werden kann.
Mit zonaler OCR können definierte Bereiche eines Dokuments ausgelesen werden. Die erkannten Werte können anschließend für Indexfelder verwendet werden.
Zonale OCR-Templates
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob OCR-Templates für die zonale OCR verwendet werden können.
OCR-Templates dienen dazu, wiederkehrende Dokumentstrukturen vorzubereiten. Dadurch können Werte aus festen Bereichen eines Dokuments automatisiert erkannt und übernommen werden.
Bar-/QR-Code-Logik
Über diese Einstellung wird gesteuert, ob Barcodes oder QR-Codes für die Dokumentverarbeitung verwendet werden können.
Diese Logik kann beispielsweise genutzt werden, um Dokumente anhand von Barcodes oder QR-Codes zu trennen oder Werte für die weitere Verarbeitung auszulesen.
Löschfristen
Über die Löschfristen kann festgelegt werden, nach welchem Zeitraum bestimmte Daten oder Dokumente gelöscht werden sollen.
Löschfristen sollten sorgfältig konfiguriert werden, da sie Auswirkungen auf Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Speicherverwaltung haben können.
Sichtbarkeit Dateiname
Diese Einstellung steuert, ob bzw. wie der Dateiname eines Dokuments für Benutzer sichtbar ist.
Je nach Konfiguration kann der ursprüngliche Dateiname angezeigt oder ausgeblendet werden.
Standardsprache
Die Standardsprache legt fest, welche Sprache standardmäßig für die Oberfläche oder bestimmte Systembereiche verwendet wird.
Benutzerbezogene Spracheinstellungen können je nach Konfiguration davon abweichen.
Datum-, Zeitformat und Zeitzone
Hier werden das Datumsformat, das Zeitformat und die Zeitzone des Mandanten festgelegt.
Diese Einstellungen beeinflussen die Darstellung von Zeitangaben, zum Beispiel bei Dokumenten, Protokollen, Historieneinträgen oder Systemmeldungen.
Größenbegrenzung für Teilexporte
Über diese Einstellung kann eine maximale Größe für Teilexporte definiert werden.
Dadurch kann gesteuert werden, bis zu welcher Größe Daten oder Dokumente exportiert werden dürfen.
Anzahl Tage Löschen Protokolle
Diese Einstellung legt fest, nach wie vielen Tagen bestimmte Protokolle gelöscht werden.
Die Aufbewahrungsdauer von Protokollen sollte so gewählt werden, dass technische Anforderungen, Nachvollziehbarkeit und Datenschutz berücksichtigt werden.